Questionado certa vez sobre como controlava o andamento dos contratos, o gestor responsável por este procedimento em uma empresa respondeu: “Envio todas as comunicações que tenho com os fornecedores por e-mail e com cópia para o meu chefe”. Em seguida, indagado de que forma isso poderia oferecer um respaldo no momento de cobrar algo e garantir o bom andamento dos trabalhos afirmou: “Assim o meu chefe fica sabendo de tudo o que acontece”. O autor das perguntas neste diálogo é o especialista em Gestão Empresarial Paulo Queija, que usa o fato para exemplificar um caso de distúrbio de comunicação comum no mundo corporativo.
Quem garante que o chefe leia todos os e-mails no qual é copiado? Qual a importância que ele dá as mensagens deste colaborador, já que recebe diversas e inúmeras ao longo do dia? Qual a confiança que tem no trabalho deste funcionário? Estes são alguns dos pontos levantados por Queija, que é diretor da MQS Consultoria e Treinamento Empresarial, para ressaltar que os avanços da tecnologia e o uso dos recursos digitais proporcionados pela internet não devem excluir as formas tradicionais de relacionamento e a capacitação dos colaboradores em se comunicar no ambiente de trabalho.
“A comunicação dentro de uma empresa engloba desde o contato direto entre as pessoas, por meio de conversas e reuniões presenciais e virtuais, bem como o uso de e-mails, comunicados, MSN, redes sociais e demais ferramentas de interação, passando, ainda, pelos treinamentos e capacitações individuais e coletivas. Portanto, a comunicação é a base de tudo o que acontece numa organização e pode ser um dificultador ou facilitador dos acontecimentos. Por conta disso deve ser bem cuidada e disseminada de forma a diminuir o máximo os ruídos de entendimento e interpretação”, explica.
Queija defende que investir em uma visão sistêmica do processo é fundamental para diminuir as distorções na comunicação corporativa e impedir que os funcionários fiquem acomodados ao uso da mobilidade digital. “É a maneira do colaborador conhecer o trabalho ou a área que atua e quais os impactos que tem sobre as demais áreas e vice-versa. Ter a visão do todo oferece a condição do profissional ser mais proativo, antecipar problemas, enxergar soluções mais duradouras, enfim, fazer a diferença e desta forma se tornar mais valioso e ser requisitado dentro da empresa e do mercado do trabalho”, destaca.
O especialista chama a atenção para o fato de que a concentração dos processos empresariais nos meios digitais pode levar as pessoas a negligenciarem a importância de se expressarem bem e de forma inteligível em todas as atividades do ambiente corporativo. “Uma das formas é aprender a escutar e se expressar. Diferente de somente ouvir, a arte da escuta envolve a busca do entendimento do que é falado, mostrado e percebido no momento da comunicação. A maneira utilizada para alinhar este processo é quando falamos com as nossas palavras o que entendemos para que o outro lado verifique se a mensagem chegou corretamente. Da mesma forma, no momento de transmitir algo, fazer o caminho inverso e pedir que o outro retorne com o que realmente entendeu para que as dúvidas sejam sanadas e a comunicação fique mais limpa”, sugere.
Para Queija, o outro passo, que já começa com o anterior, é aprender a se expressar melhor. “Como fazer isso? Buscando utilizar melhor a linguagem ao falar, escrever e construir frases, pois com o “vocabulário pobre” é muito mais difícil desenvolver raciocínios. A melhor forma de desenvolver isso é a leitura de jornais, livros e revistas. Outro ponto é desenvolver o uso da expressão corporal, da entonação de voz caso o contato seja pessoal, pois temos diversos recursos disponíveis que, se bem utilizados, facilitam bastante o nosso dia-a-dia”, diz.
